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Einfach Excel und InDesign verbinden...

von Michael Lutz
02.10.2020 09:58

Einfach Excel und InDesign verbinden - fertig ist Database Publishing

Für alle, die sich mit Database Publishing befassen, lohnt eine Rückkehr zu den Wurzeln. Anhand von Excel und Adobe InDesign lässt sich leicht erklären, wie die Grundidee funktioniert.

Wie sagt man so schön unter Pädagogen: Am leichtesten lernt man, wenn man vom Einfachen zum Schwierigen geht. Fangen wir also bei Database Publishing ganz vorne an – bei der schlichten Tabellenkalkulation, die als Mutter der modernen Computersoftware gilt. Nehmen wir Excel, das kennen die meisten. Dann stellen wir uns einen Designer vor, der einen Katalog gestaltet und die Daten dafür aus der Exceltabelle übernehmen soll. Wie soll er vorgehen? Etwa diese ausdrucken, neben die Tastatur legen und Artikelnummern, Preise, Konditionen und Produktbeschreibungen abtippen? Sicher nicht. Schön wäre es, wenn man einen Datenschubser hätte. Der könnte sich die Daten vom Excel schnappen und ins InDesign rüberschieben. Am besten gleich an die richtige Stelle. Diesen Datenschubser nennt man Database Publishing.

Schlicht und ergreifend

So einfach funktioniert es heute noch. Wer mit dem weit verbreiteten Layoutprogramm InDesign arbeitet, muss sein gewohntes Arbeitsgerät nicht einmal aus der Hand legen. Einfach Xactuell als Datenschubser an das InDesign flanschen – und los geht’s. Mit Xactuell lässt sich das entsprechende Datenfeld in Excel definieren, das ins Layout übernommen werden soll. Mehrere Preise, verschiedene Artikelnummern, entsprechende Konditionen – alles, was in der Exceltabelle (Database) steht, kann automatisch im Katalog (Publishing) platziert werden. Hat man einmal den Katalog in Deutsch angelegt, geht es um vieles leichter, wenn er in einer anderen Sprache erstellt werden soll. Sind die übersetzten Texte in die Exceltabelle eingepflegt, reichen wenige Klicks, um die alternativen Sprachvarianten ins InDesign zu holen. Die Vorteile der automatischen Datenübernahme liegen auf der Hand: Erstens geht’s schneller, zweitens können keine Fehler beim Abtippen passieren und drittens fängt man bei neuen Auflagen nicht noch mal von vorne an. Man holt einfach per Klick die neuen Daten aus der Exceltabelle. Und schon ist die Aktualität hergestellt.

Was mit Excel funktioniert, geht auch mit PIM

Bis heute hat das Grundprinzip nichts an Charme und Überzeugungskraft eingebüßt. Database Publishing ist längst in der Praxis etabliert. Inzwischen haben sich viele Unternehmen ein sogenanntes PIM (Produkt-Informations-Management) angeschafft, um ihre Produktdaten zu verwalten. Für das Database Publishing spielt es keine große Rolle, woher die Daten kommen. Ob Excel, PIM oder eine andere Quelle – wichtig ist nur eines: Die Daten müssen medienneutral vorliegen. So ist es übrigens auch am einfachsten.

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